Che cos'è un sistema di gestione dei visitatori?



Un sistema di gestione dei visitatori è una piattaforma che permette la registrazione su un archivio elettronico dei visitatori di un’azienda. Un buon software di registrazione dovrebbe differenziare le diverse tipologie di visitatori che entrano in un’azienda e le diverse figure interne che interagiscono con i visitatori.
Il sistema può quindi distinguere tra clienti, fornitori, personale della manutenzione, altri.
A livello interno, il sistema risulta utile non solo ai referenti diretti dei visitatori, ma altresì ai responsabili della sicurezza.

In questo articolo vi forniamo alcuni spunti per meglio comprendere le operazioni che una piattaforma di gestione dei visitatori può eseguire e i vantaggi che può offrire alla vostra organizzazione.

Per iniziare, un'applicazione di accoglienza e registrazione dei visitatori può essere d'aiuto nell'esecuzione delle attività seguenti:
  • Fornire l’accesso e controllare i visitatori
  • Archiviare in un registro elettronico centralizzato i dati dei visitatori, come nome, informazioni di contatto, azienda e scopo della visita
  • Associare il visitatore al referente interno
  • Informare il personale dell'arrivo del visitatore
  • Consentire di stampare badge per il visitatore
  • In caso di emergenza, conoscere in pochi istanti quante persone esterne sono presenti in azienda e come contattarle, fa la differenza.



Gestire le visite velocemente e bene

Il momento di ingresso determina l’immagine che un’azienda dà di sé.
Questo diventa particolarmente evidente in caso di incontri concomitanti, come in occasioni quali eventi.
La possibilità per un software di gestire visite programmate permette di espletare velocemente le pratiche di registrazione.
Una buona piattaforma di gestione delle visite permette quindi di gestire anche le visite su appuntamento, rendendo così possibile l’inserimento dei visitatori ex ante da parte di figure diverse (reception, referente interno).





Vantaggi del software di gestione dei visitatori

1. Processo di registrazione
Con il sistema di gestione dei visitatori Kiosk Varco, gli ospiti non devono inserire manualmente i loro dati in un registro. Possono semplicemente utilizzare un ID scansionabile o un codice di invito per il check-in. Questo rende il processo di registrazione più veloce e aiuta a evitare lunghe code nella hall o alla reception.

2. Identificazione corretta
Kiosk Varco registra i dati dei visitatori in campi predefiniti, leggibili e interrogabili, aggiornati in real time. Questo implica una maggiore accuratezza e precisione di tenuta del registro visitatori e quindi rende possibile l’interrogazione del registro.

3. Riduzione dei costi
Adottare una piattaforma di gestione dei visitatori aiuta a risparmiare in costi di reception e permette di devolvere questi fondi a scopi più importanti.

4. Sicurezza avanzata
Kiosk Varco aiuta a rendere i processi di gestione dei visitatori più sicuri in quanto è possibile monitorare tutti gli ospiti che entrano nei locali dell'edificio. La piattaforma individua con precisione quali visitatori sono nella struttura e con chi stanno interagendo, permettendo, in caso di emergenza, di stilare in pochi secondi la lista degli ospiti.

5. Mostra la tua professionalità
Il software di gestione dei visitatori può aiutare la tua organizzazione a ritrarre un'immagine professionale per impressionare i tuoi clienti e dare loro fiducia nelle capacità della tua azienda. Può generare un'impressione ottimistica sui tuoi clienti in quanto si renderanno conto che la tua azienda ha la capacità di gestire con competenza i suoi aspetti di sicurezza.

6. Aumenta la produttività
Un sistema di gestione dei visitatori può aiutare la vostra azienda a migliorare la produttività del personale in quanto l'applicazione può essere utilizzata per gestire e monitorare i visitatori presenti all’interno.
In quanto software multisede, Kiosk Varco gestisce anche aziende dotate di più filiali in modo centralizzato.

7. Protegge la tua privacy
Gli obsoleti registri cartacei mostrano l’elenco dei visitatori del giorno e spesso anche dei giorni precedenti.
Kiosk Varco permette di secretare il nome dei visitatori e di proteggere così la tua privacy.



Conclusioni

Le soluzioni di gestione dei visitatori possono facilitare il tuo business in quanto garantiscono sicurezza e proteggono il tuo personale in modo competente.
Questi sistemi offrono una tecnologia robusta e potenti funzionalità per automatizzare la procedura di check-in.
Possono inoltre scalare senza sforzo con la crescita della tua azienda e adattarsi alle mutate esigenze, garantendo valore a lungo termine.

Questo rende il software un'alternativa molto più efficiente ed economica rispetto alla gestione degli ospiti in forma cartacea.




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